Actas Administrativas
Derecho Laboral
Las actas administrativas son el documento se elaboran en la empresa, pudiendo ser el área de recursos humanos, el jefe directo o directamente el patrón, para dejar constancia de hechos que son de particular relevancia para sus propios intereses, como conductas infractoras de los trabajadores, que merezcan una sanción, amonestación o incluso la rescisión de contrato.
El acta administrativa es un documento que puede ser utilizado como prueba para imponer sanciones de acuerdo al Reglamento Interior de Trabajo y acreditar ante los Centros de Conciliación en materia Laboral los motivos de una sanción o rescisión de un contrato.
La Ley Federal del Trabajo no regula las actas administrativas, no indica qué formato deben tener, y es potestad del patrón elaborarla, ya sea por Reglamento Interno o porque queda establecido en el contrato colectivo como un requisito para llevar a cabo la rescisión.
Las actas administrativas levantadas en la investigación de las faltas cometidas por los trabajadores que no son objetadas, prueban los hechos que en las mismas se contienen, pero es necesaria su ratificación en el juicio laboral respectivo con el objeto de dar oportunidad al trabajador de repreguntar a los firmantes del acta para que no se produzca la subsecuente indefensión, para que los hechos consignados en las mismas se puedan utilizar como causa de rescisión, las empresas solo tendrán un plazo de 30 días para hacerlas valer mediante el aviso de rescisión.
ELEMENTOS QUE DEBE LLEVAR UNA ACTA ADMINISTRATIVA.
- Fecha, hora, domicilio de la empresa o instalación en las que se suscitaron los hechos.
- Nombre y puesto de las personas que comparecen: trabajador de conducta inapropiada, jefe directo (área de rh, patrón, jefe de área, etc.), y testigos de prueba y de cargo.
- Narración de la causa que da motivo al levantamiento del Acta.
- Declaración cronológica de los testigos.
- Declaración del trabajador al que se le imputan los hechos de infracción.
- Relación de documentos o elementos tecnológicos que confirman o amplían las declaraciones de los testigos.
- Cierre del acta señalando hora exacta y la firma de quienes intervienen.
Las actas administrativas también pueden resultar de utilidad para el empleado, ya que a través de la misma se le puede dar la oportunidad de ser escuchado ante cualquier imputación que se le haga, superando así la opinión unilateral de un jefe o supervisor. Las actas administrativas no son elemento fundamental para despedir a un trabajador, pues para la rescisión del contrato de trabajo es necesario que esté acompañado por el aviso de rescisión, ahora bien, para que un acta administrativa tenga validez ante los Centros de Conciliación y Arbitraje debe de tener dos aspectos fundamentales: que esté fundamentada en el Reglamento Interior de Trabajo y que esté firmada por, al menos, dos o más testigos del incidente por el que se está formulando el acta.
Las actas administrativas serán una herramienta probatoria en juicio, en caso de que se llegara a esta etapa, pues en ellas se plasmaran los hechos en que incurrió el trabajador y que fueron motivo de una sanción o despido justificado por parte de la empresa, pero se debe recordar que deberá cumplir con los requisitos necesarios que le den la certeza jurídica del acto y que no solo se trata de la firma, sino también un procedimiento ante los Centros de Conciliación y Arbitraje.